Dijital Doküman Yönetim Sistemi, cihazlara ve hizmetlere ait kullanım kitapçıkları, çizimler, güvenlik talimatları, servis formları ve demirbaşlara ait teknik ve mali belgelerin, doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanmasını, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşımını amaçlar.
Doküman yönetimi ve arşiv sistemi, çeşitli formatlardaki elektronik dokümanların arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlar. Yönetilen dokümanlar, MS Office dokümanları, text dokümanları, çizimler, ses ve video dokümanları gibi farklı formatlarda olabilir. Doküman ve formlar, iş süreçlerinin içerisinde istenildiği anda görüntülenebilir.
- Çizimler ve ekipmanlar arasında ilişki sağlanarak, çizimlerin kendi geliştirildikleri uygulamalardan erişilmesini sağlar.
- Dokümanlar türlerine göre gruplandırılarak, farklı klasör yapıları oluşturulabilir.
- İstenildiği anda dokümanların kopyasını alınabilir ya da direkt e-mail entegrasyonu ile e-mail gönderilebilir.
- Sisteme girilen dokümanlar istenildiği an kategori bazında paketlenip yerel dosya sistemine indirilebilir. Bu sayede dokümanların tekrar kullanım olanağı sağlanmış olur.
- Yardım masası ile entegrasyon sayesinde bilginin doğruluğunu arttırır
- Dokümanların iş süreçleri sırasında oluşturulabilmeleri sayesinde, süreçlerin hızlandırılması sağlanır.
- Doküman yöneticisi sayesinde program içerisindeki tüm ekli dokümanlar tek bir ekrandan yönetilebilir.