BİLGİSAYARLI BAKIM YÖNETİM SİSTEMLERİ (CMMS)

CMMS NEDİR?

CMMS, tesisler, makine ve ekipmanlar ile ilgili önleyici / periyodik bakım faaliyetlerini planlamak, aynı zamanda operasyonlarını yönetmek ve kayıt altına almak için kullanılan yazılımlardır. CMMS, personellerin iş bildirimlerinde bulunmalarını sağlar. Kurumsal varlık ve bakım yönetimi yazılımı Aynı zamanda periyodik / planlı ekipman bakımlarını gerçekleştirmesi için iş emirleri ve planlama çizelgeleri oluşturur. Bir iş emrinin tamamlanmasının ardından, çalışma bilgileri, sarf edilenmalzeme stok bilgileri, çalışan personel, süre ve maliyet gibi performans bilgileri, izleme için veri tabanına yüklenir. Bu sayede gelecekteki operasyonlar için planlamalar yapılabilir.

CMMS’yi Bilgisayar Destekli Tesis Yönetimi (CAFM) sistemi ile karıştırmamak gerekir. Örneğin bir hastanedeki bir hasta odasını düşünün, odadaki Hemşire Çağrı Sisteminin “doğru bir şekilde denetlenmesi, bakımı ve onarılması” bir CMMS faaliyetidir. Diğer taraftan tıbbi bölüm personeli hakkında “Bilgi”; odadaki spesifik hasta (lar); odanın içindekiler (telefonlar, televizyonlar, yataklar – odadan odaya taşınmışlar da dahil); ve ekipman bağlantıları (elektrik, oksijen, iletişim, vb.) CAFM aktiviteleri ile ilgilidir. CMMS ve CAFM sistemleri, Entegre İş Emri Yönetim Sistemlerine (IWOMS) entegre edilebilir

CMMS sistemi, kurumun kaynaklarını yönetmesi amacıylaanaliz ve raporlar sağlar. Tesislerin temel performans göstergelerini (KPI), mevcut operasyonların etkinliğini değerlendirmede ve organizasyonel kararlarını almada kullanılacak önemli parametrelerdir.

Bugünün bakım dünyasında CMMS, çalışma bilgilerini kaydetmek, çalışmanın durumunu izlemek, işi yönetmek, raporlar üretmek, maliyetlerin kontrolünüsağlamak,aynı zamanda kaydedilen verileri analiz etmek için son derece gerekli bir araçlardır.

CMMS’ TENELER OLMALI?

Bakım yöneticilerinin amacı, tesisleri ve ekipmanları korumak için değerli kaynakların (insan gücü, ekipman, malzeme ve demirbaşlar) kullanımını optimize eden bir yönetim sistemi kullanmaktır. Sistem, tüm ekipmanları satın alma işlemi ve bakımındanbertarafına kadar kontrol edebilmelidir.

Diğer taraftan sistem şunları yapmalıdır:

• İlgili tüm kaynakları kapsamalı,
• Bakım envanterini kayıt altına alabilmeli,
• İş geçmişini saklayabilmeli,
• İş listelerini ve sıklıklarınıkaydedebilmeli,
• Tüm bakım yöntemlerini desteklemeli,
• İş talebinden, performansına ve değerlendirmeye kadar, etkili bir şekilde rapor ve analiz sunabilmeli
• Entegre malzeme stok sistemi bulundurmalı,
• Tüm personelle iletişim kurabilecek altyapıya sahip olmalı,
• Etkili bir periyodik bakım planlaması yapabilmeli,
• Saha personeli için mobil uygulama desteğine sahip olmalıdır.

Gerçek bir CMMS bu gereksinimleri karşılar ve tesis bakım yöneticisine iş takibi, planlama, kontrol, performans, değerlendirme ve raporlama gibi konularda yardımcı olur.

MODERN BİR CMMS’ İN YETENEKLERİ

1-LOKASYONLAR

CMMS, bir ekipmanın çalıştığı fiziksel yerleri, mantıksal bir hiyerarşiye göre takip etmesini sağlayacak bir uygulamayı içermelidir. İş emirleri daha sonra bu konum bilgisine göre üretilerek ekipmanın kullanım ömrünün izlenmesinisağlarken, ekipmanların belirli lokasyonlardaki performansının takibinide sağlar.

2-EKİPMAN

CMMS, her ekipman parçasının doğru ve ayrıntılı kayıtlarının tutulmasını sağlayan bir modüle sahip olmalıdır. Bu modül, alt ekipman listesi, Önleyici Bakım (PM) programı, hizmet sözleşmeleri, güvenlik prosedürleri, ölçüm noktaları, çoklu sayaçlar, spesifikasyon verileri, ekipman duruş süreleri ve ilgili belgeler gibi ekipmanla ilgili verileri içerecektir. Bu ekipman verileri günlük operasyonları yönetmek için ve aynı zamanda uygun maliyetli “satınalma veya onarım” kararları vermede yardımcı olacak tarihsel veriler olarak kullanılabilmelidir.

3-KAYNAKLAR

CMMS, işgücü kaynaklarını takip etmek için ayrı bir modül içerebilir. Bu modül genellikle, mekanik, elektrik veya tesisat gibi atölyeler dahil olmak üzere tüm bakım personelinin kayıtlarını içerir. Ek olarak, bu modül herhangi bir varlık veya ekipmana karşı gerçek işçilik maliyetlerini yakalamak ve takip etmek için kullanılmalıdır. Bazı CMMS uygulamaları, bakım yöneticilerinin, işin planlanmasında yardımcı olacak her bir kaynağın beceri seviyelerini ve niteliklerini de takip etmelerini sağlar.

4-GÜVENLİK PLANLARI

Kamu ve özelişletmeler genelinde güvenliğe verilen önemden dolayı, bir CMMS’ de güvenlik planları için aşağıdaki özellikler mevcut olmalıdır:

• Manuel veya otomatik güvenlik planlarınınoluşturulabilmesi.
• Birden fazla ekipman ve konum için tehlikelerin izlenebilmesi.
• Birden fazla önlemi bir tehlikeye bağlamak.
• Birden fazla ekipman ve yer için tehlikeli materyallerin takibi.
• Sisteme girdikten sonra tehlikelere ve önlemlere başvurma becerisi.
• Tehlikeli maddeler için sağlık, yanıcılık, reaktif, temas ve Malzeme Güvenliği için izleme puanları.
• Kilitleme / etiketleme prosedürlerinin tanımlanması.
• Belirli ekipman ve konumlar için etiket tanımlarının yapılması.
• Birden fazla ekipman veya yer için güvenlik planlarının tanımlanması.
• Belgeleri görüntüleme ve bağlama.
• Güvenlik planlarını iş planlarına, önleyici bakım iş emirlerine bağlamak.
• Güvenlik planlarını iş emirlerine otomatik olarak basabilme.
• Etiketleme prosedürlerinin tehlikelerle veya doğrudan yer, ekipman ve güvenlik planları veya iş emirleriyle ilişkilendirilmesine izin verilmesi.

5-ENVANTER KONTROLÜ

Bir operatörün, stok envanterini ve stok hareketlerini takip etmesini sağlamak için bir stok envanter takibi modülü dahil edilmelidir. Stoklu, stoksuz ve özel sipariş malzemeleri takip edilebilir. Modül ayrıca, ürün satıcılarını, depoları, malzemelerin yerini, malzeme maliyetlerini ve gerektiğinde kullanılabilecek yedek veya alternatif malzemeleri takip etme kapasitesine de sahip olmalıdır.

6-İŞ TALEBİ

Bir iş talebi modülü, bir CMMS’in ayrılmaz bir parçası olmalıdır. Modül, bir talep sahibinin, bir sorun esnasında talebi girmesi veya bakım ekibinin çalışma kontrolü için kayıt açabilmesini sağlar. Veri girişi ekranı sadece minimum veri girişine ihtiyaç duyacak şekilde tasarlanmalıdır; Bir istekte bulunan kişi minimum veri girebilmeli ve iş kontrolü gerektiğinde ek bilgi verebilmelidir. Veriler bir kez girilmelidir ve sistemdeki kod yönetimi tabloları, kodları ezberleme ihtiyacını ortadan kaldırmalıdır.

7-İŞ EMRİ TAKİBİ

CMMS, bir bakım yönetim sisteminin kalbiolan iş emri takibini içermelidir. Veriler sadece bir kez giriş gerektirmeli ve kod yönetimi tabloları kodları ezberleme ihtiyacını ortadan kaldırmalıdır. İzleme sistemi, iş planı operasyonları, işgücü, malzemeler, araçlar, maliyetler, ekipman, planlar, ilgili belgeler ve arıza analizi dahil olmak üzere detaylı planlama ve çizelgeleme için gerekli olan tüm bilgilere anında erişim sağlamalıdır.

8-İŞ YÖNETİMİ

Bir iş yönetimi modülü CMMS’nin bir parçası olabilir. Modül, bir planlayıcının hangi iş personelinin belirli iş emirlerini ne zaman ve nasıl uygulanacağını belirleyebilmesini sağlayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Modül planlamaya ve otomatik iş emirlerinin üretilmesine izin vermelidir.

9-HIZLI RAPORLAMA

CMMS, iş emirlerinin açılması, raporlanması ve kapatılması sonrası hızlı ve kolay raporlar sunabilmelidir. Raporlama sistemiişgücü, malzemeler, arıza kodları, tamamlanma süreleri ve duruş süreleri gibi pek çok konudaraporlar içermelidir.

10-ÖNLEYİCİ BAKIM

Bir Önleyici Bakım (PM) programını yönetmek için CMMS’de aşağıdaki özellikler bulunmalıdır:

• PM iş emirleri oluşturmak için çoklu kriterlerin desteklenmesi.  Hem zamana dayalı hem de sayaç tabanlı frekans bilgisi varsa, program hangisinin önce gerçekleştireceğini takip etmeli ve güncellemelidir.
• Son tamamlanma tarihine dayanan zamana bağlı PM iş emirleri için sonraki bakım planı hesaplanmalı ve iş planlarında görüntülenmelidir.
• Sayaç takibi yapılarak sayaç tabanlı PM’leri tetikleyebilmelidir.
• İstendiğinde iş planları ve takvimler oluşturmalıdır.
• Tek bir masterbakım planı üzerinde haftalık, aylık ve üç aylık iş planlarını konsolide edebilmelidir.
• PM iş emri oluşturulduğunda hangi iş listesinin ve malzemelerin kullanacağını sisteme bildirebilmelidir.
• Birden fazla ekipmanaaynı anda otomatik PM yönlendirebilmelidir.
• İş emirlerini toplu olarak veya sadece belirtilen ekipman için bireysel olarak üretebilmeli ya da kapatabilmelidir.
• Kaynakları ve bütçeleri tahmin edebilme yeteneğine sahip olmalıdır.

11-YARDIMCI PROGRAMLAR

Kalibrasyon ölçümleri, satınalma yönetimi ve enerji tüketimleri hakkında ayrıntılı bilgi içeren yardımcı program modülleri dahil edilebilmelidir.

11-TESİS / EKİPMAN TARİHÇESİ

Tesislerin ve ekipmanların bakım ve onarım tarihçelerinin izlenebilmesi çok önemlidir. PM, onarım, revizyon, modifikasyon, eklemeler veya ekipman durumunu etkileyen diğer çalışmaların özetlerini içermelidir. Tamamlanmış ve iptal edilmiş iş emirleri görüntülenmeli, bakım geçmişi kayıtları, kök nedeni ile birlikte hata analizi, malzeme ve iş gücü gibi proaktif bakım tekniklerini desteklemelidir.

12-SATINALMA

Olgun bir CMMS, bir iş emrine karşı malzemenin talep edilmesini sağlamak ve geldiğinde malzemenin teslimat ve maliyet verilerini izlemek için bir satın alma modülü de içerebilir. Bu özellik, bakım yöneticisinin iş planlaması ve verimliliğini etkileyebilecek hususlardandır. CMMS dışındaki gerekli malzemelerin temin edilmesi, çoğu zaman, iş yürütmenin etkinliğini engelleyebilecek ve gereksiz parça siparişleri ile standart dışı satın alma uygulamalarına neden olabilmektedir. Satınalma modülü bir tedarikçi veritabanı, malzeme talepleri, satınalma siparişlerive fiyat teklifler gibi birçok işlevi içerebilir.

13-TESİS BAKIM SÖZLEŞMELERİ

CMMS, bakım sözleşmeleri hakkında bilgi içeren bir sözleşme modülü içerebilir. Diğer veritabanı dosyalarıyla birlikte, her bir yüklenicinin geçmiş performansı, mevcut işleri ve planlanan çalışmalarını kayıt altına alır. Şartnameler, kalite güvenceleri, ödeme işlemleri, verilen siparişler, çizelgeler ve ilgili konular hakkında bilgiler içerir.

14-ANAHTAR PERFORMANS GÖSTERGELERİ (KPI)

CMMS , kuruluşun bakım programının değerlendirilmesinde kullanılmak üzere KPI’lar için veri biriktirmek için kullanılmalıdır. Bakım yönetimi organizasyonu, hedeflerini belirlemek için ve bu hedefleri için ilerlemeyi ölçmede kullanılacak,parametreleri belirleyebilmelidir. KPI’lar, elde edilebilecek verilere dayanmalı ve organizasyonun yönetiminde kullanılabilecek anlamlı bilgiler sağlamalıdır.

UYGULAMA

Bir CMMS, tek bir binadan kompleks bir fabrikaya kadarbasit veya karmaşık tesisleri yönetmek için kullanılabilir. Bir CMMS, araç filosu gibi bir ekipman grubu için bakım programını yönetmek için de kullanılabilir. Sistemler çok yönlüdür, çünkü çoğu farklı bakım fonksiyonları için modüler formdadır ve özel uygulamaya uyacak şekilde özelleştirilebilir.

CMMS, iş gereksinimlerini karşılamalı aynı zamanda kullanıcıların teknolojinin getirdiği imkanlardan faydalanabilmeleri için bir vizyona sahip olacak şekilde uygulanmalıdır. Yeni bir CMMS sistemi uygularken veya mevcut bir sistemi bir hayata geçirirken, uygun yapılandırma, test ve eğitim üzerinde özellikle durulmamalıdır.